MANJ ADMINISTRACIJE, VEČ ČASA ZA STRANKE: Obalni podjetniki, tako si lahko poenostavite poslovanje!

Podjetništvo na Obali ima svoje posebnosti. V Kopru, Izoli, Piranu in Portorožu številni manjši podjetniki poslujejo v izrazito sezonskem okolju, kjer se lahko obseg dela v poletnih mesecih močno poveča. Turistični ponudniki, obrtniki in izvajalci storitev se pogosto srečujejo s podobnim izzivom: kako čim več časa nameniti strankam in čim manj administraciji.

Ko se delovni dan zaključi, podjetnika pogosto čakajo še pregled izdanih računov, preverjanje plačil, urejanje dokumentacije in priprava podatkov za računovodstvo.

Prav zato digitalizacija poslovanja postaja vse bolj praktična potreba in ne zgolj tehnološka novost.

---

Račun izdan neposredno pri stranki – brez vračanja v pisarno

Predstavljajte si serviserja, ki opravi popravilo klimatske naprave v Portorožu, ali obrtnika, ki zaključi delo pri naročniku v Kopru. Namesto da bi se moral vrniti v pisarno, pripraviti račun na računalniku in ga naknadno poslati stranki, lahko vse uredi neposredno na telefonu.

Sodobno mobilno izdajanje računov podjetnikom omogoča, da račun pripravijo in pošljejo takoj po opravljeni storitvi.

Tak način dela podpira tudi slovenska aplikacija Račun123, ki je na voljo za iPhone, iPad in Android naprave ter prek spletnega brskalnika.

Podjetnik v aplikaciji izbere stranko, doda storitev ali izdelek in izda račun. Dokument lahko takoj pošlje po elektronski pošti, deli s stranko ali ga shrani v obliki PDF.

Pri poslovanju, kjer je potrebno davčno potrjevanje, aplikacija omogoča neposredno povezavo s sistemom FURS. Tako sta izdaja računa in njegova davčna potrditev vključeni v isti postopek.

Prednost ni samo hitrejša izdaja računa, temveč tudi manj pozabljenih opravil, naknadnega prepisovanja podatkov in administracije po zaključku delovnega dne.

Ko telefon postane tudi davčna blagajna in POS terminal

Ena zanimivejših novosti sodobnega mobilnega poslovanja je možnost, da podjetnik za izdajo računov in sprejemanje kartičnih plačil ne potrebuje več več različnih naprav.

Račun123 poleg klasičnega izdajanja računov omogoča tudi uporabo mobilne POS blagajne s hitro izbiro izdelkov in storitev.

Podjetnik lahko artikle razvrsti po kategorijah, jih z nekaj dotiki doda v košarico, določi količino ali popust, izbere način plačila in zaključi prodajo.

Posebej zanimiva je tehnologija Tap to Pay, ki na podprtih iPhone in Android telefonih omogoča sprejemanje brezstičnih kartičnih plačil brez dodatnega POS terminala.

Kupec plačilno kartico ali svoj telefon preprosto prisloni ob prodajalčev telefon. Plačilo se izvede prek povezane plačilne storitve, račun pa se pripravi v aplikaciji in po potrebi davčno potrdi pri FURS.

To je lahko posebej priročno za frizerje, kozmetične salone, manjše trgovce, ponudnike storitev na terenu ter prodajalce na sejmih in lokalnih dogodkih.

Pri občasni ali manj frekventni prodaji lahko podjetnik uporablja samo telefon, brez ločenega POS terminala in tiskalnika. Kupec lahko račun digitalno prevzame prek QR kode ali ga prejme po elektronski pošti. Kjer je tiskanje bolj praktično, je mogoče uporabiti združljiv Bluetooth tiskalnik.

Za uporabo Tap to Pay sta potrebna podprta naprava in ustrezno nastavljen ponudnik plačilnih storitev, pri kartičnih plačilih pa veljajo njegove provizije.

Največja prednost takšne rešitve ni zgolj mobilna izdaja računa, temveč povezan postopek – od izbire artikla in sprejema plačila do davčnega potrjevanja, pregleda prometa in priprave dokumentacije za računovodstvo.

---

Izdani računi so le polovica zgodbe – kaj pa plačila?

Eden pogostih administrativnih izzivov manjših podjetnikov ni samo izdajanje računov, temveč tudi spremljanje njihovega plačila.

Ali je stranka račun že poravnala? Kateri računi so zapadli? Koliko denarja podjetje še pričakuje?

Če podjetnik te podatke spremlja v različnih programih, preglednicah ali elektronskih sporočilih, lahko hitro izgubi pregled nad poslovanjem.

Račun123 zato omogoča spremljanje izdanih, plačanih in zapadlih računov na enem mestu.

Strankam je mogoče ponuditi tudi preprostejše načine plačila, na primer QR kodo za bančno nakazilo ali povezavo za spletno kartično plačilo, kjer je ta možnost aktivirana.

Pri zahtevnejšem poslovanju aplikacija omogoča še povezovanje z bančnimi storitvami in avtomatizacijo spremljanja plačil.

Podjetnik tako lažje spremlja, kateri računi so že poravnani, kateri še čakajo na plačilo in kakšno je trenutno stanje njegovega poslovanja.

Ob koncu dneva pregled prometa, ob koncu meseca računovodstvo z enim klikom

Manj administracije pomeni tudi manj dela po zaključeni prodaji.

Pri uporabi mobilne POS blagajne Račun123 lahko podjetnik spremlja dnevni promet, načine plačila in obračunani DDV ter ob koncu delovnega dne pripravi dnevni zaključek.

Toda ena največjih prednosti digitalnega poslovanja se pokaže predvsem ob koncu meseca.

Namesto zbiranja računov iz različnih map, elektronskih sporočil in programov lahko podjetnik izdane ter prejete račune ureja na enem mestu.

Račun123 omogoča izvoz celotne dokumentacije za računovodstvo z enim klikom, podatke pa je mogoče računovodji posredovati tudi samodejno vsak mesec.

Podprti so različni izvozni formati, med drugim PDF, XML, eSLOG 2.0, Vasco, Minimax, Excel in CSV.

Računovodja lahko do potrebnih dokumentov dostopa tudi neposredno prek aplikacije, če mu podjetnik omogoči ustrezne pravice.

Za številne manjše podjetnike je prav to pomembna prednost: računi, plačila in dokumentacija so urejeni sproti, zato ob koncu meseca ni treba znova zbirati in prepisovati vseh podatkov.

Takšna rešitev sicer ne nadomešča računovodskega dela, lahko pa bistveno poenostavi pripravo in predajo dokumentacije ter zmanjša možnost napak pri ročnem prepisovanju.

---

Ena aplikacija za različne načine poslovanja

Potrebe samostojnega obrtnika, manjše trgovine in podjetja z več zaposlenimi se razlikujejo.

Nekdo potrebuje predvsem hitro izdajo računov, drugi mobilno davčno blagajno, tretji pa želi še spletna plačila, e-račune, povezavo s spletno trgovino ali naprednejše upravljanje poslovanja.

Zato je pri izbiri poslovne aplikacije pomembno, da lahko podjetnik začne z osnovnimi funkcijami in jih po potrebi razširi.

Slovenska aplikacija Račun123 združuje izdajanje računov, davčno potrjevanje, e-račune za proračunske uporabnike, spremljanje plačil, mobilno POS blagajno in računovodske izvoze.

V naprednejših paketih so na voljo še funkcije za spletno prodajo, kartična plačila, obdelavo prejetih računov z umetno inteligenco, bančno avtomatizacijo ter upravljanje več poslovnih enot in blagovnih znamk.

Aplikacijo je mogoče začeti uporabljati brezplačno, zahtevnejše funkcionalnosti, kot sta mobilna POS blagajna in Tap to Pay, pa so na voljo v plačljivih paketih.

Manj časa za administracijo, več za tisto, kar podjetniku prinaša prihodek

Za podjetnike na Obali, kjer sezonskost, terensko delo in neposreden stik s strankami pogosto narekujejo tempo poslovanja, je lahko možnost upravljanja računov in plačil neposredno s telefonom pomembna prednost.

Bistvo digitalizacije namreč ni v tem, da podjetnik uporablja čim več tehnologije, temveč da ima zaradi nje manj nepotrebnega dela.

Ko so izdaja računov, spremljanje plačil, davčno potrjevanje in dokumentacija za računovodstvo povezani v enostaven sistem, ostane več časa za stranke, kakovost storitev in razvoj podjetja.

Račun123 lahko podjetniki začnejo uporabljati brezplačno ter postopoma vključujejo dodatne funkcionalnosti glede na potrebe svojega poslovanja. Tako lahko sami preverijo, koliko vsakodnevne administracije jim lahko prihrani sodobna mobilna in spletna aplikacija.

Navsezadnje je prav čas, ki ga podjetnik namesto za administracijo nameni svojim strankam in razvoju posla, ena največjih koristi takšne rešitve.

Račun123 omogoča mobilno POS blagajno in Tap to Pay kar na telefonu.